Omgaan met de korte aandachtsspanne van je CEO? Drie tips

Ik hoor het vaker: “Mijn CEO heeft een, hoe zal ik het zeggen, nogal korte span of attention. Dus ik moet snel zijn, zo niet ben ik te laat. Bereik ik niet mijn doel. Word ik weggezet als onbekwaam. Niet stevig genoeg. Te weinig impact. Terwijl ik er veel meer vanaf weet. De diepte in zou willen gaan. Tijd zou willen om uit te leggen waarom links echt veel beter is dan rechts. Hoe ga ik hiermee om?”

Laat ons beginnen bij die baas van jou. (Of bij jezelf als jij toevallig deze CEO met korte aandachtsspanne bent. Hoe haal jij het beste uit je team?)

Canadees onderzoek (Microsoft) heeft uitgewezen dat, mede door het gebruik van de smartphone, de aandachtsspanne bij mensen steeds korter geworden is. Eén seconde korter zelfs dan die van goudvissen. En die van goudvissen wordt geschat op 9 seconden.

Betekent dat jij 8 seconden hebt om je baas te overtuigen.

Datzelfde onderzoek gaf ook aan dat, door deze smartphone, wij mensen ook beter zijn gaan multitasken. Dat betekent dus dat je niet alleen “slechts” 8 seconden hebt, maar dat je binnen die 8 seconden ook nog eens de aandacht gefocust moet zien te houden.

Het is alsof je een jumbojet met succes moet zien te landen op een ultra korte landingsbaan. Wat te doen als je zo weinig ruimte hebt om bij te sturen?

Tip 1: the three sentence rule

Hou er rekening mee dat CEO’s vaak onderweg zijn. Diezelfde smartphone is tijdens de dag vaak hun enige link met wat er in de organisatie beweegt. Stuur daarom geen ellenlange e-mails die zelfs op een desktop schermvullend zijn, maar gebruik bij voorkeur de 3 sentence rule. Stuur geen mail die langer is dan 3 zinnen. Een handige tip hierbij is om zelf je smartphone te gebruiken als je gaat mailen. Zo hou je het vanzelf kort en overzichtelijk.

Ben jij de CEO met de korte aandachtsspanne? Vraag je team om deze 3-sentence rule te gebruiken. Zo maak je het voor jezelf én voor je team gemakkelijker om meer gericht en met meer focus te communiceren met elkaar.

Tip 2: Weet wanneer je kan bellen

Sommige mensen houden ervan om vroeg op de dag te bellen. Mijn ervaring leert echter dat veel CEO’s vaak na 17u wat meer rust en tijd hebben om je call aan te nemen. Schrik dat dit ongelegen komt? We mogen ervan uitgaan dat, als je niet gelegen belt, je oproep niet beantwoord zal worden. Dus als je verbinding krijgt, zorg dan voor een stevige en gerichte boodschap. Skip de chit chat en vertel wat je te brengen of te halen hebt. Wat heb je nodig en wat is de impact daarvan op de business. Geen verbinding? Vraag wat het beste uitkomt voor een kort telefonisch contact.

Als CEO is het interessant om je mensen te laten weten wanneer ze je het beste kunnen bellen. Zo werkte ik met een CEO die er de voorkeur aan gaf om ’s ochtends vroeg gebeld te worden tussen 7 en 8 omdat hij dan in de auto zat. Dit vertelde hij me bij de eerste kennismaking. Duidelijk en efficiënt.

Tip 3: Beweeg voorwaarts

Als er iets is waar een CEO een hekel aan heeft, is het een gebrek aan vooruitgang. Stil staan is achteruitgaan. En klagen is tijdverlies. Focus daarom niet op het probleem, maar op de oplossing. Wat heb jij nodig om je doel te bereiken? Verleg je focus als expert vanuit de SWOT naar het actieplan. Benoem bijvoorbeeld niet wat er allemaal fout gaat als jij onvoldoende mandaat krijgt, maar focus op wat je kan realiseren als je dat mandaat wel hebt.

Een handige tip hierbij is om, zeker wanneer emotie je in de weg staat, de oefening te maken als ware het Piet die voor deze opdracht staat. Even los van jezelf, je ego, je eigen ambitie, je gevoel. Wat heeft Piet nodig om dit doel te bereiken? Je zal zien dat het veel makkelijker is om op die manier de juiste focus te leggen en je boodschap te formuleren.

—

Over de auteur

Sofie werkt met corporate klanten over de hele wereld. Dit zijn zowel young potentials op zoek naar doorgroei als gevestigde C-level leaders. Coaching vraagstukken liggen meestal in de lijn van stakeholder management, het creëren van meer impact, corporate leadership en/of persoonlijke efficiëntie. Vraagstukken worden steeds benaderd vanuit de totaliteit van werk en leven.

_{*Deze post verscheen voor het eerst op BigFish4.me in juni 2018}